پرسش شماره يک: چگونه يک مشاور خوب انتخاب کنيم و چگونه يک قرارداد مشاوره خوب، منعقد نماييم؟
پاسخ:
مقدمه:
تصميم پياده‌سازي يک سيستم مديريت کيفيت، ممکن است اولين تماس واقعي يک سازمان با دنيايISO9000 باشد که در اين مسير ممکن است از خدمات مشاور برون سازماني، نيز استفاده گردد. خانواده ISO9000 خطوط راهنما براي انتخاب درست مشاور سيستم مديريت کيفيت و بهترين استفاده از خدمات وي را منتشر نموده است. هنگامي که يک سازمان تصميم ميگيرد از خدمات مشاور برون سازماني براي پياده‌سازي يک سيستم مديريت کيفيت استفاده نمايد، پرسش هاي متداولي مانند موارد ذيل مطرح ميگردد:
چگونه ميتوان يک مشاور خوب را يافت و چگونه ميتوان مشاوري ذيصلاح را از ديگران تشخيص داد؟
چگونه بايد قراردادي با مشاور منعقد نمود تا از ايجاد شرايط ناخواسته و ناخوشايند که ممکن است طي همکاري رخ دهد جلوگيري کرد؟
فرآيند تحقق سيستم مديريت کيفيت چيست و شرح وظايف مشاور در اين رابطه کدام است؟
بمنظور پاسخ به اين پرسش‌ها و ديگر پرسش‌هاي مشابه، کميته فرعي SC3 وابسته به کميته فني 176 که مسؤول تدوين استانداردهاي ISO9000 است، خطوط راهنما را با شماره ISO10019 در فوريه سال 2005 و تحت عنوان خطوط راهنما براي انتخاب مشاورين سيستم مديريت کيفيت و استفاده از خدمات آنان، بر مبناي استاندارد ايتاليايي UNI 1836 منتشر نموده است.
چگونه ميتوان مشاور ذيصلاح را از ديگران تشخيص داد؟
هدف ISO10019 تأمين اطلاعات مفيد و عملي براي سازمانها به ويژه سازمانهاي کوچک و متوسط است، هنگامي که ميخواهند يک سيستم مديريت کيفيت را پياده‌سازي نمايند. از ميان ملاحظات سودمند خدمات مشاوره که در بند 3-5 اين استاندارد مطرح شده است ميتوان به موارد مهم ذيل اشاره نمود:
حتي اگر سيستم مديريت کيفيت به خاطر الزامات بازاريابي يا قراردادي، استقرار يابد اين يک فرصت براي استفاده از اين سيستم ، بعنوان يک ابزار مديريتي کارآمد و اثربخش ميباشد.
موفقيت سيستم مديريت کيفيت، قوياً به مشارکت و تعهد مديريت ارشد و نه به مشاور، بستگي دارد.
کارکنان از تمام سطوح بايد بمنظور يکي شدن سيستم مديريت کيفيت با عمليات کلي سازمان، مشارکت نمايند.
مشاور بايد داراي اختيار براي تعامل با کارکنان در تمام سطوح سازمان بمنظور آشنايي بيشتر با فرآيندهاي آن باشد.
سيستم، نبايد گردش کار و مستندسازي غيرضروري ايجاد نمايد.
خدمات مشاوره بايد با فرهنگ سازمان، صلاحيت کارکنان آن، فرآيندها و يا مستندات موجود سازگار باشد.
اگر مديريت ارشد يک سازمان، اصول مطرح شده را کاملاً درک نموده و به آنها معتقد باشد، آنوقت قادر خواهد بود تا يک مشاور ذيصلاح را از بين مشاوران انتخاب نمايد. سازمانها ميتوانند از استاندارد ISO10019 بعنوان يک خطوط راهنما، نه تنها براي انتخاب يک مشاور ذيصلاح سيستم مديريت کيفيت، بلکه براي انعقاد يک قرارداد خوب بمنظور استفاده از خدمات کارآمد و اثربخش مشاور استفاده نمايند. با مطالعه اين خطوط راهنما، رويکرد عمومي سازمان بايد نسبت به اينکه انتخاب مشاور تنها بر مبناي پايين ترين قيمت صورت گرفته و گواهينامه ISO9000 فقط بعنوان يک نشان تلقي گردد، تغيير يابد. در عوض انتخاب مشاور بايد بر مبناي توانايي وي در کمک به سازمان بمنظور پياده‌سازي يک سيستم مديريت کيفيت ارزش افزا و اثربخش براي سازمان باشد. اين حالت مشابه زماني است که سازمان تصميم دارد يک ماشين، کارخانه و يا يک سيستم سخت افزاري جديد را بمنظور بهبود بهره‌وري خريداري نمايد، در اين حالت سازمان از بين چند گزينه خوب، يکي را که مطمئن است قيمت و عملکرد مؤثر دارد، انتخاب مينمايد.
انتخاب يک مشاور ذيصلاح از ديدگاه استاندارد ISO10019.
مطابق الزامات اين خطوط راهنما، يک مشاور ذيصلاح بايد داراي شرايط زير باشد:
با اخلاق
باهوش
با استعداد
داراي روابط عمومي
با تجربه
اقتصادگرا
تسهيل کننده
همچنين مشاور بايد آشنايي کامل با استانداردهاي مرتبط و فرآيند صدور گواهينامه داشته و در اصول مديريت کيفيت، روش شناسي و فنون مرتبط، مهارت داشته باشد. علاوه بر اين، مشاور سيستم مديريت کيفيت بايد آشنايي کافي با نيازمنديهاي قانوني و مقررات مرتبط با فعاليتهاي سازمان داشته و از محصولات، فرآيندها و انتظارات مشتريان سازمان، قبل از شروع خدمات مشاوره، شناخت کافي داشته باشد. مشاوره بايد درک لازم از عوامل کليدي مرتبط با نحوه کارکرد محصولات سازمان را داشته باشد. همچنين مشاور بايستي داراي تجارب مديريتي مناسب براي اينکه درک نمايد سيستم مديريت کيفيت چگونه با سيستم کلي مديريت حاکم بر سازمان همسان گرديده و در تعامل قرار گيرد، باشد.
موارد مهم ديگري جهت انعقاد قرارداد خوب با يک مشاور خوب، در اين استاندارد وجود دارد که جهت اطلاع از آنها، توصيه ميکنيم قبل از انتخاب مشاور، اين استاندارد را تهيه و مطالعه فرمائيد.
پرسش شماره دو: سوالات خودمان را چگونه از شما بپرسيم؟
پاسخ: کافيست در قسمت ارتباط با ما، سوالات خود را مطرح فرمائيد. کارشناسان ما در اولين فرصت پاسخگوي شما خواهند بود. در صورتيکه آدرس ايميل خود را نيز درج فرمائيد، پاسخ، به آدرس شما ارسال خواهد شد.
پرسش شماره سه: چرا سيستمهاي استقرار يافته در بعضي از سازمانها، از کارآيي لازم برخوردار نيستند؟
پاسخ: علت آن احتمالاً شامل اين موارد است:
مشاور خوب انتخاب نشده است.
مديريت ارشد سازمان، اعتقاد کامل به اين سيستمها ندارد.
آموزش، خوب برگزار نشده است.
کارکنان سازمان، بخوبي درگير با مراحل استقرار سيستم نشده‌اند.
مفاهيم استاندارد، بدرستي بيان نشده است.
مستندات اضافي تهيه شده است.
و بسياري مسائل ديگر!
پرسش شماره چهار: براي اخذ استاندارد CE چکار بايد کرد؟
پاسخ: در اين خصوص در صفحه اصلي سايت، منوي مخصوص وجود دارد. لطفاً به منوي CE MARKING مراجعه فرمائيد. ذکر اين نکته بسيار حائز اهميت است که براي اخذ نشان CE حضور يک مشاور با تجربه، بسيار مهم است.
پرسش شماره پنج: منظور از ديدگاه فرآيندي چيست؟
پاسخ: اگر هرگونه مأموريت يا پروژه، بصورت فرآيند نگريسته شود، بهتر اجرا ميشود تا بصورت وظايف ناپيوسته فردي. براي آنکه يک سازمان بطور اثربخش و کارا، کار کند، بايد فعاليتهاي مرتبط بهم متعددي را شناسايي کرده و مديريت نمايد. فعاليتي که با استفاده از منابع و با مديريت کردن آن، تبديل دروندادها به بروندادها را ميسر ميسازد، بعنوان يک فرآيند در نظر گرفته ميشود. غالباً برونداد يک فرآيند، مستقيماً درونداد فرآيند بعدي را تشکيل ميدهد.
بکارگيري سيستمي از فرآيندها در درون يک سازمان، همراه با مشخص کردن و تعامل اين فرآيندها و مديريت کردن آنها، رويکرد يا ديدگاه فرآيندي ناميده ميشود.
پرسش شماره شش: چگونه ميتوان با شرکت مهندسي آرتا، همکاري کرد؟
پاسخ: با واحد بازرگاني به شماره همراه 09183634997 تماس حاصل فرمائيد.
پرسش شماره هفت: جزوات آموزشي شما را از کجا ميتوان تهيه کرد؟
پاسخ: نام جزوه مورد نظر را به اطلاع واحد بازرگاني برسانيد و يا آنها را به شماره 08613120367 فاکس فرمائيد.
پرسش شماره هشت: براي بحث آموزش از چه استانداردهايي ميتوان استفاده کرد؟
پاسخ: بهترين آنها استاندارد ISO10015 (خطوط راهنماي آموزشي در سيستم مديريت) ميباشد و استانداردهاي مفيد ديگر، عبارتند از: IWA2, ANSY, NTA
پرسش شماره نه: لطفاً راجع به BSC توضيح دهيد.
پاسخ: BSC يا The Balanced Score Card به فارسي عبارتست از کارت امتيازي متوازن ، مبحثي است در حوزه مديريت عملکرد که در طول مدت نه چندان طولاني عمر خود، با استقبال فراواني روبرو بوده است. کارت امتيازي متوازن چارچوبي است براي تشريح فعاليتهاي يک سازمان از چهار جنبه مختلف که اين کار از طريق تعدادي شاخص صورت ميگيرد. يک کارت امتيازي خوب، يک منطق استراتژيک يعني روابط علت و معلولي بين فعاليتهاي جاري و موفقيت بلند مدت را مستند ميکند. از آنجا که وابستگي شرکتها و سازمانها به سرمايه هاي نامشهود خود، روز به روز در حال افزايش است. کارتهاي امتيازي در حال تبديل شدن به ابزاري مهم براي کنترل مديريت هستند.
براي کسب اطلاعات بيشتر ميتوانيد به کتاب " کارت امتيازي متوازن" نوشته عليرضا علي سليماني، از انتشارات مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران، مراجعه فرمائيد.
پرسش شماره ده: براي مديريت کيفيت پروژه، استاندارد داريم؟
پاسخ: استاندارد BS ISO 10006 و PMBOK در اين خصوص مفيد است.
پرسش شماره يازده: جزوه FMEA را از کجا تهيه کنم؟
پاسخ: با واحد بازرگاني به شماره 09183634997 تماس حاصل فرمائيد.